ИП Харисов К.Т.

ИП Харисов К.Т.
Сеть кафе узбекской кухни «Азия»
Обратился в 2016 году

Мы гарантируем своим клиентам конфиденциальность, поэтому все имена, фамилии и названия были изменены.

Коротко о ситуации

В кафе работает много иностранных сотрудников. Многих из них требовалось оформить очень срочно, чтобы не получить штрафы. В кафе нужно вести налоговый учет по УСН и ЕНВД.

Результат

● Правильное оформление 25 сотрудников
● Регулярное оформление 2–3 сотрудников в месяц
● Экономия до 2 400 000 ₽ на штрафах

Предыстория

Индивидуальный предприниматель Харисов К.Т. — владелец сети кафе узбекской кухни «Азия». Его заведения предлагают вкусную и недорогую еду по национальным рецептам. Для того чтобы клиенты оставались довольны качеством блюд, ИП Харисов ищет поваров в странах СНГ.

Для трудовых мигрантов в России действуют особые режимы налогообложения и оформления трудовых отношений. Нужно регулярно вести и отправлять отчетность в ИФНС, ФСС, ПФР, МВД и другие контролирующие органы. Помимо этого, в кафе действует сложный налоговый режим: упрощенная система налогообложения (УСН) и единый налог на вмененный доход (ЕНВД).

Вести такую документацию самостоятельно, без бухгалтерского и юридического образования, почти невозможно. Любая ошибка приведет к крупным штрафам — большим, чем цена бухгалтерского аутсорсинга. Чтобы обезопасить себя от них, ИП Харисов обратился к компании «Бизнес-партнер». Профессиональные бухгалтеры Юлия и Светлана ведут аутсорсинг бухгалтерских услуг клиента в нашей компании.

Проблемы и их масштабы

Когда мы приступили к работе, клиент обозначил сразу несколько проблем. Мы расставили приоритеты:
1. Правильное оформление имеющихся сотрудников
2. Постановка регистрации новых сотрудников на поток
3. Ведение раздельного бухучета по УСН и ЕНВД.

Правильное оформление всех сотрудников

У ИП Харисова работали 25 иностранных сотрудников. После первой же проверки он получил бы крупный штраф и приостановление деятельности всей сети кафе.

КоАП РФ, ст. 18.15
1. Привлечение к трудовой деятельности в Российской Федерации иностранного гражданина или лица без гражданства при отсутствии у этих иностранного гражданина или лица без гражданства разрешения на работу либо патента … влечет наложение административного штрафа … на юридических лиц - от двухсот пятидесяти тысяч до восьмисот тысяч рублей либо административное приостановление деятельности на срок от четырнадцати до девяноста суток.

2. Привлечение к трудовой деятельности в Российской Федерации иностранного гражданина или лица без гражданства без получения в установленном порядке разрешения на привлечение и использование иностранных работников … влечет наложение административного штрафа … на юридических лиц - от двухсот пятидесяти тысяч до восьмисот тысяч рублей либо административное приостановление деятельности на срок от четырнадцати до девяноста суток.

3. Неуведомление или нарушение установленного порядка и (или) формы уведомления территориального органа федерального органа исполнительной власти, осуществляющего федеральный государственный контроль (надзор) в сфере миграции … влечет наложение административного штрафа … на юридических лиц - от четырехсот тысяч до восьмисот тысяч рублей либо административное приостановление деятельности на срок от четырнадцати до девяноста суток.

При пересчете на всех сотрудников штраф составил бы около 2 400 000 ₽ — гораздо дороже, чем стоимость аутсорсинга бухгалтерии в месяц. Наши бухгалтеры должны были найти решение и максимально быстро оформить всех сотрудников сети кафе.

Постановка регистрации новых сотрудников на поток.

При приеме на работу нужно правильно определить статус иностранца. Он может быть временно пребывающим, временно проживающим или постоянно проживающим. От статуса зависит, какие документы нужны для оформления и в каком размере иностранец оплачивает страховые взносы.

Бухгалтеры Юлия и Светлана должны были проверить документы у всех имеющихся сотрудников и оформлять новичков с учетом их статуса.

Ведение раздельного учета по УСН и ЕНВД.

Из-за специфики работы, ИП Харисов вел раздельный учет по двум системам налогообложения. Соответственно, работы было в 2 раза больше. К тому же налоговая база по этим двум системам не должна пересекаться.

Решение

Первым делом, мы провели ревизию документов у всех действующих сотрудников. Временно пребывающие в России иностранцы должны иметь миграционную карту. В ней фиксируются дата выдачи и срок пребывания мигранта в России. Когда срок заканчивается, иностранец может его продлить или получить разрешение на временное проживание.

Также, иностранец, который временно пребывает в России, должен получить патент — документ, подтверждающий право работать на территории субъекта Российской Федерации. Граждане стран ЕАЭС (Армении, Киргизии, Белоруссии и Казахстана) имеют право работать в России без патента.

Еще один важный для иностранцев документ — разрешение на временное проживание, по которому он может в течение трех лет трудиться и жить в России. Разрешение оформляют в виде штампа в документе, который удостоверяет личность, а при его отсутствии – отдельным документом.

Иностранец, проживший в России год, может подать заявление о выдаче вида на жительство. Документ выдается на пять лет и может неограниченное количество раз продлеваться. Вид на жительство, полученный лицом без гражданства, одновременно будет для него и документом, удостоверяющим его личность.

Итак, у нас есть три вида документов. Наши бухгалтера провели ревизию:

● определили, какие документы есть у каждого сотрудника
● узнали, какие документы должны быть у каждого из них
● помогли с получением правильных документов в ФМС
● оформили правильные трудовые договоры с каждым из сотрудников
● помогли зарегистрировать сотрудников в МВД, ФСС, ПФР и других контролирующих органах.

Следующая задача, которую решил наш бухгалтерский аутсорсинг — это постановка работы на поток. У каждого из сотрудников есть срок окончания действия документов. К тому же сеть кафе росла и каждый месяц появлялось 2–3 новых сотрудника. Все они попадали в рабочую систему бухгалтера «Бизнес-партнер». Мы видели, когда заканчивается срок действия документа, предупреждали работодателя и давали сотрудникам инструкции, как его продлить.

В той же системе мы отслеживали срок действия трудовых договоров. Если ИП Харисов мог забыть о продлении документов или договора, то мы строго следили за сроками. Любой пропущенный срок грозил штрафами для работодателя и депортацией для сотрудника. Но за 3 года работы у нас не было ни одного подобного случая. Бухгалтеры всегда вовремя подавали за ИП отчетность в ИФНС, ФСС, ПФР, МВД. Не каждая компания включает все это в стоимость услуги аутсорсинга бухгалтерии, в отличие от нашего обслуживания.

Есть еще одна особенность, о которой знает не каждый бухгалтер — это особые платежи для иностранных граждан из безвизовых стран, которые не должен покрывать работодатель. Если они работают на территории РФ по патенту на работу, то обязаны ежемесячно делать фиксированные авансовые платежи по патенту для продления действия этого разрешительного документа.

Наши бухгалтеры подают в ИФНС заявление о подтверждении права о зачете авансов НДФЛ с полным комплектом запрашиваемых документов по сотрудникам, чтобы ИП не оплачивал НДФЛ за иностранного сотрудника. После того как ИФНС присылает уведомление, бухгалтер корректирует в начислениях заработной платы НДФЛ и отражает это в отчетах 6-НДФЛ и 2-НДФЛ. Если не знать об этой особенности, можно бесконечно переплачивать за своих сотрудников. Экономия на переплатах и цена в месяц на наши услуги отличаются в разы.

Наконец, последняя проблема клиента — ведение раздельного учета по УСН и ЕНВД — для нас не представляла сложности. Опыт и квалификация специалистов позволяют точно учитывать базу по каждому направлению деятельности и вовремя отчитываться перед ИФНС.

Результаты сотрудничества

ИП Харисов доволен сотрудничеством и работает с нами по сей день. Нашими главными результатами он считает:

● Защиту от штрафов и приостановления деятельности. 2,4 млн рублей — это очень существенная сумма. Мы помогли вовремя получить все документы и избежать негативных последствий.
● Наведение порядка в документации. Раньше работа с документами для МВД и ФНС была очень стихийной и была в зоне ответственности сотрудников, которые не разбирались в законодательстве. Сейчас в ней полный порядок: есть соблюдаемые сроки, понятные инструкции и актуальные договоры.
● Есть и результаты по оптимизации налогообложения. Раньше работодатель оплачивал НДФЛ за сотрудников, после нашей работы этот налог оплачивают сами иностранцы.
● Клиент больше не тратит время на ведение налогового и бухгалтерского учета. Раньше это занимало много времени из-за двух систем налогообложения. Теперь это наша задача.

Заключение

Если вы работаете с иностранными сотрудниками, убедитесь, что правильно ведете документацию и отчетность. Обычный аутсорсинг бухгалтерии может защитить вашу компанию от крупных штрафов. Как правило, его цена в Москве или Казани гораздо ниже общей суммы всех взысканий и убытков от приостановления деятельности. Как вы сами видите в этом кейсе, мы нацелены на комплексный результат и приносим пользу как финансово, так и в виде оптимизации вашей работы.

Оставьте заявку на сайте и узнайте, как мы можем помочь вашей компании.